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正式には、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」といい、これまで電子文書(最初から電算機を使って作成した文書データ)は文書と認められていましたが、紙文書をスキャナで取込んだ電子化文書(イメージ化文書)は文書と認めておらず、そのため紙文書を廃棄できませんでしたが、この法律によって電子化文書も一定の要件で認められ、紙文書の廃棄が促進されると予想されます。
2005年4月1日施行されました。 |
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e-文書法の対象文書
e-文書法の対象文書の90%は診療録や帳簿書類と考えればよいでしょう。診療録は5年保存、会計帳簿は7年保存、決算書類は10 年保存です。e-文書法の対象文書は永年保存文書ではなく、10年保存未満の文書が大半です。 |
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e-文書法の対象外文書
ごくわずかですが、e-文書法の対象外文書があります。
1. 緊急時に即座に確認する必要があるもの：船舶に備える安全手引書など
2. 現物性が極めて高いもの：免許証、許可証など
3. 条約による制約があるものその他 |
| (3) |
電子帳簿保存法の改正
1998年に施行された電子帳簿保存法は、最初から社内で入力したコンピュータデータのみが電子保存の対象でしたが、e-文書法の施行の影響で2005年4月に改正され、紙文書をスキャナで取込んだデータも電子化保存してもよいことになりました。ただし棚卸表や貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類と3万円以上の契約書と領収書は除外されました。これはe-文書法とは異なり、経理関係の帳簿書類に制約があります。また作成者と作成日の証明が必要です。 |
| (1)見読性 |
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スキャニングによりイメージ化文書を生成する場合、正しいスキャナの設定により内容の一部又は全部が判読できることが必要となります。
| (2)完全性 |
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記録媒体の障害による保管された電子文書の減失・き損がないよう、必要に応じバックアップをとることが求められます。さらに作成者の特定のための電子署名や作成日特定のためのタイムスタンプを行う必要があります。
| (3)機密性 |
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保存されたプライバシー情報や秘密情報等の情報漏洩が発生しないたいめの対策が必要となります。データの不正な持ち出し、システムへの不正なアクセスの防止、及びデータの改竄を発見する電子書名とタイムスタンプが必要となります。
| (4)検索性 |
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保管されている電子文書の検索にあたり、正当なアクセス権限者が必要な文書を簡単に見つけ出せる環境整備が必要となります。 |
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